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  • Référence du poste: ADG
  • Direction: Direction Générale (DIGE)
  • Position dans l’organigramme: N-3
  • Supérieur hiérarchique: Président Directeur Général
  • Remplaçant habilité: Autres Assistant(e)s / Assistant Administratif
  • Relations internes: Ensemble des collaborateurs directs du Président Directeur Général, Directeur Général, Secrétaire de Direction, Chauffeurs, Coursiers
  • Date de mise à jour de la fiche de poste: mars 2020
  • Relations externes: Administrateurs, Partenaires, Prestataires, Clients, Fournisseurs, Autorités et Administrations publiques, privées, Organismes, Conseils externes, etc.

Mission permanente:

L’Assistant (e) de Direction a pour activité principale d’assister le Président Directeur Général dans l’exécution de sa mission ainsi que ses prérogatives et d’assurer efficacement son secrétariat. Il ou elle sert d’interface aux collaborateurs de la Direction Générale dans leurs relations quotidiennes avec le Président Directeur Général.

Il rend compte directement au Président Directeur Général.

Attributions générales:

  • Assurer l’accueil et la gestion des appels téléphoniques de la Direction Générale.
  • Assurer la gestion efficace du courrier et des dossiers de la Direction Générale.
  • Assurer l’archivage et la sécurisation des correspondances, dossiers et autres documents de la Direction Générale.
  • Assister le Directeur Général dans l’organisation de ses tâches.
  • Prise en charge de toutes autres activités jugées utiles et nécessaires par le Directeur Général et entrant dans sa qualification.

Attributions spécifiques:

  • Rédaction, traitement et production de textes divers (courrier, notes, comptes rendus, rapports…),
  • Elaboration et présentation de la synthèse de documents, de dossiers, traduction de documents…,
  • Diffusion et transmission de tous les documents,
  • Gestion des appels téléphoniques et des visiteurs,
  • Présentation orale d’informations devant une personne, devant un groupe,
  • Ecoute active en situation de relations interpersonnelles ou dans un groupe,
  • Choix, organisation et/ou utilisation de supports d’information,
  • Conception, organisation et/ou utilisation de fichiers, de bases de données,
  • Classement, archivage,
  • Organisation des rendez-vous, tenue d’agendas,
  • Conception et suivi des programmes, d’échéanciers, tenue de plannings, relances…
  • Organisation des réunions courantes, voyages et déplacements.

Formation académique:

Diplômé(e) Bac+2/3/4/5 en Assistanat de direction ou un diplôme équivalent

Expérience professionnelle pertinente:

Justifier d’une expérience d’au moins cinq (5) ans en qualité d’Assistant(e) de Direction de préférence dans une Banque, Institution ou un organisme.

Compétences et Qualités requises:

Avoir une grande maîtrise de votre métier et un sens aigu de la rigueur, de la discrétion, de la disponibilité, des relations humaines, de la confidentialité ainsi qu’une réelle facilité de contact ;

  • Posséder une parfaite maîtrise de l’outil bureautique et avoir le sens élevé de l’organisation, de l’administration, de la coordination, du traitement de l’information et une aptitude à travailler de façon efficiente sous pression tout en respectant les délais prescrits ;
  • Etre apte à travailler dans un milieu multiculturel, faire preuve d’ouverture aux différences culturelles, avoir le sens de l’écoute ;
  • Maîtriser les logiciels utilisés (Word, Excel, MS Project, Access et PowerPoint) ;
  • Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en français et en anglais, avec une connaissance pratique d’une autre langue.

Qualification:

  • Esprit d’Équipe
  • Dynamisme
  • Créative et Inventive
  • Respect
  • Autonome et méthodique
  • Polyvalente
  • Organisatrice
  • Rigoureuse

Dépôt de Dossier: